El concepto más usual de secretaria se corresponde con la persona que hace las veces de filtro, gestora personal y mano derecha del superior de una empresa o área. De esta manera, su labor es cumplir con las tareas que su superior le confie, usualmente asociadas a cuestiones administrativas, de trato con usuarios y visitas, y algunas veces de gestión de la agenda personal. En fin, todo aquello que se aprende en un curso de secretaria.
En el caso de la secretaria resultan sumamente importantes las características relacionadas con una correcta organización y gestión del tiempo, puesto que de su labor irá a depender el rendimiento máximo del de una tercera persona, que resulta esencial para el funcionamiento de la organización
Hay que tener en cuenta que, a diferencia de lo que suele pensarse en la calle, la función de una secretaria es realmente compleja y conlleva una gran responsabilidad, especialmente si se trabaja para un cargo de jerarquía.
Asimismo, para la realización de esta ocupación se tiene en cuenta demasiado la imagen. La asistente es la primera persona con la que un cliente importante se relaciona, y tiene que hallarse a la altura de una primera impresión. También, deben ser personas cordiales y empáticas.
En general, un buen secretario tiene que ser una persona con amplios conocimientos de las herramientas ofimáticas, de labores administrativas e incluso de contabilidad. Suele ser clave el conocimiento de idiomas, en especial el inglés.
Al margen de lo expresado, las cualidades a valorar dependerán según la empresa para la que trabaje.
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